Yönetici Asistanlığı: Bölüm, Görevler ve İş Olanakları

Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı, meslek yüksekokullarında okutulan iki yıllık bir ön lisans programıdır. Mezunları bir yöneticinin ya da bir birimin günlük işlerini düzenleyen yönetici asistanı, sekreter ve büro çalışanı olarak iş bulur.

Program, ofisin görünmeyen ama aksadığında herkesin fark ettiği işlerini öğretir: yazışma, dosyalama, toplantı ve takvim düzeni, ziyaretçi karşılama ve yöneticinin zamanını koruma. Okul sonrasında bu işler özel sektörde de kamuda da benzer biçimde karşınıza çıkar.

Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı bölümüne nasıl girilir?

Meslek yüksekokullarının ön lisans programlarına yerleşmek için YKS'nin ilk oturumu olan TYT'den puan almanız yeterlidir; lisans programlarındaki gibi ayrıca alan sınavına girmeniz gerekmez. Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı bölümü sayfasında programı açan üniversiteleri ve yerleşme bilgilerini görebilirsiniz.

Meslek lisesinin aynı alanından mezun olduysanız işiniz biraz daha kolaydır. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, meslek lisesi mezunlarının kendi alanlarındaki ön lisans programlarına yerleşirken ek puanla değerlendirilmesini öngörür. Ek puanın nasıl uygulandığı her yıl ÖSYM kılavuzunda yazar.

Derslerde neler öğrenilir?

Programın merkezinde büro teknikleri vardır. Hızlı ve doğru klavye kullanımı, kelime işlem, tablo ve sunum programları, iş yazışmaları ve resmî yazışma kuralları ilk yıldan itibaren işlenir. Dosyalama ve arşivleme, evrak kayıt düzeni ve belge yönetimi de temel derslerdendir.

İkinci yıl iletişim ve organizasyon ağırlık kazanır. Toplantı ve seyahat planlama, protokol ve görgü kuralları, halkla ilişkiler, yöneticiyle çalışma teknikleri gibi dersler büro yönetimi ve yönetici asistanlığı öğrencisini doğrudan iş hayatına hazırlar. Programlar, üniversiteye göre yabancı dil, muhasebe ve hukukun temel kavramları gibi destek dersleriyle tamamlanır. Ders listesini tercih yapacağınız üniversitenin ders kataloğundan kontrol edin.

Mezunlar ne iş yapar?

Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı mezunlarının en sık başladığı iş yönetici asistanlığıdır. Asistan yöneticinin takvimini tutar, toplantıları ayarlar ve tutanaklarını yazar, gelen telefon ve e-postaları filtreler, seyahat ve konaklama planını yapar, yöneticiye sunulacak raporları ve sunumları hazırlar.

Bunların dışında ön büro ve karşılama, idari işler, satın alma destek ve evrak birimi gibi görevlerde de bu programın mezunları tercih edilir. Yeni başlayanlar genellikle birden fazla yöneticiye ya da bir departmana hizmet veren asistan olarak işe girer; deneyim kazandıkça üst yöneticinin asistanlığına ya da idari işler sorumluluğuna yükselir. Bugün hangi işverenlerin hangi şartlarla asistan aradığını yönetici asistanı iş ilanları sayfasında görebilirsiniz.

Bu işin kalitesi ayrıntıda görülür. Yanlış tarihe yazılmış bir toplantı ya da eksik gönderilmiş bir ek, yöneticinin bütün gününü etkileyebilir. Bu yüzden işverenler düzenli çalışmayı, gizliliğe özen göstermeyi ve aynı anda birkaç işi önceliğine göre yürütebilmeyi en çok arar.

Bu bölüm kimlere uygun?

Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı, düzenli çalışmayı seven, yazılı ve sözlü iletişimi güçlü, aynı gün içinde çok sayıda küçük işi takip etmekten yorulmayan kişilere uygundur. İşin büyük kısmı masa başında ve bilgisayarla geçer, ama gün boyu insanlarla konuşursunuz.

Öte yandan bu iş çoğu zaman görünmez kalır; iyi giden bir toplantının arkasındaki hazırlığı çoğunlukla kimse fark etmez. Başkasının işini kolaylaştırmaktan memnun olan ve gizli bilgiyle çalışırken ağzı sıkı olan adaylar bu işte daha rahat eder. Tercih öncesinde bir ofiste yaz stajı ya da yarı zamanlı çalışma deneyimi, büro yönetimi ve yönetici asistanlığının size uyup uymadığını anlamanın en kısa yoludur.

Nerede çalışılır? İş olanakları

Özel sektörde holdingler, fabrikaların genel müdürlükleri, hukuk ve mali müşavirlik büroları, hastaneler, eğitim kurumları ve ajanslar yönetici asistanı istihdam eder. Büyük şehirlerde ve dış ticaret yapan şirketlerde yabancı dil bilen adaylara ilanlarda ayrıca yer verilir.

Kamuda çalışmak isteyen mezunlar için yol KPSS'den geçer. Ön lisans mezunları KPSS'nin ön lisans düzeyindeki oturumuna girer ve memur kadrolarına bu düzeyin puanıyla tercih yapar. Kamu kurumlarının büro ve sekreterlik kadroları için aradığı nitelikler her tercih kılavuzunda ayrı ayrı yazar; bazı kadrolar belirli ön lisans programlarından mezun olmayı şart koşar. Tercih yapmadan önce kendi programınızın hangi nitelik koduyla eşleştiğine bakmanız gerekir.

Ücret şirketin büyüklüğüne, şehre, dil bilgisine ve asistanı olduğunuz yöneticinin düzeyine göre değişir.

Lisansa devam etmek isterseniz

Büro yönetimi ve yönetici asistanlığı mezunları ÖSYM'nin yaptığı Dikey Geçiş Sınavı (DGS) ile lisans programlarına geçebilir. Hangi ön lisans programından hangi lisans programına geçilebileceği ÖSYM'nin her yıl yayımladığı tabloda belirlenir. İşletme ve yönetim alanındaki lisans programları, asistanlıktan idari yöneticiliğe uzanmak isteyenlerin bakabileceği seçeneklerdir; tercih etmeden önce o yılın tablosunda programınızla eşleşip eşleşmediklerini kontrol edin.