Yazılı Olmayan Ofis Kuralları ve İş Yeri Davranışları

Yazılı olmayan ofis kuralları, hiçbir yönetmelikte yer almadığı hâlde bir iş yerinde herkesin uyduğu davranış biçimleridir: toplantıya kaç dakika önce girildiği, kime hangi kanaldan yazıldığı, mutfaktaki bardağın kimin tarafından yıkandığı ya da açık ofiste telefonla nerede konuşulduğu gibi. Bu kurallar iş sözleşmesinde yazmaz, ama uyulmadığında herkes fark eder.

Her iş yerinin kültürü farklıdır; bir şirkette normal karşılanan bir davranış, başka bir şirkette yadırganabilir. Aşağıdaki başlıklar çoğu ofiste karşınıza çıkacak konuları ve bunları nasıl okuyacağınızı anlatıyor.

Ofis kurallarını öğrenmenin yolu: gözlem

Yeni bir işe başladığınızda ilk haftaları gözlem dönemi olarak görün. Ekibin sabah kaçta geldiğine, öğle arasını birlikte mi ayrı mı verdiğine, yöneticiye nasıl hitap edildiğine ve hangi konuların e-postayla, hangilerinin yüz yüze konuşulduğuna dikkat edin. Bu ayrıntılar size ofis kuralları hakkında hiçbir sunumun anlatamayacağı kadar çok şey söyler.

Emin olmadığınız bir konuda sormaktan çekinmeyin. Size atanan bir ekip arkadaşına ya da yöneticinize "Burada bu iş genelde nasıl yapılır?" diye sormak, yanlış tahmin edip düzeltmekten her zaman daha kolaydır. İlk günlerinize hazırlık için yeni işinizde ilk gün rehberine de göz atabilirsiniz.

İletişim: e-posta, mesaj ve telefon

Ofiste iletişimin kanalı da mesajın parçasıdır ve iletişime dair ofis kuralları her ekipte biraz farklıdır. Resmî kararlar, müşteriyle yazışmalar ve kayıt altında kalması gereken konular genellikle e-postayla yürür; kısa sorular ve gün içi koordinasyon ise kurumsal mesajlaşma uygulamalarında. Bir konuyu hangi kanaldan yazacağınızı seçerken ekibin alışkanlığına bakın.

Dikkat edilen birkaç ortak nokta var:

• E-postaya herkesi bilgiye eklemek yerine yalnız konuyla ilgili kişileri ekleyin; yöneticinizi bilgiye eklemeyi bir baskı aracı gibi kullanmayın.

• Mesajlaşma uygulamasında "merhaba" yazıp cevap beklemek yerine sorunuzu ilk mesajda tam olarak yazın.

• Mesai dışında gönderdiğiniz mesajın karşı tarafta acil bir beklenti yaratabileceğini unutmayın; acil değilse ertesi sabaha planlayın.

• Gelen bir talebe hemen cevap veremeyecekseniz kısa bir "aldım, yarın dönüyorum" notu bırakın.

Toplantı kuralları

Toplantıya zamanında girmek, saygının en görünür işaretidir. Çevrim içi toplantılarda konuşmadığınızda mikrofonunuzu kapatın, kamera beklentisini ise ekibin alışkanlığından öğrenin. Toplantı sırasında telefonla ya da başka bir işle uğraşmak, söylenmese de fark edilir.

Toplantıyı siz düzenliyorsanız gündemi önceden paylaşın ve süreye uyun. Toplantıdan sonra alınan kararları ve kimin neyi yapacağını kısa bir notla herkese iletmek, unutulan işlerin ve yanlış anlamaların önüne geçer. Katılımcı olduğunuzda ise sözü başkasının ağzından almamak ve konuşmadan önce söylenenin bitmesini beklemek, tartışmanın verimli kalmasını sağlar.

Mutfak ve ortak alanlar

Ortak alanlar, yazılı olmayan kuralların en çok tartışma yarattığı yerdir. Kullandığınız bardağı ve tabağı yıkayın, buzdolabındaki yiyeceğinizi zamanında alın, kahve makinesini ya da çay demliğini boşalttıysanız yenisini hazırlayın. Yazıcıda kâğıt bitirdiyseniz yerine koyun.

Toplantı odalarını rezervasyon sistemiyle ayırın, işiniz bittiğinde odayı bulduğunuz gibi bırakın. Kokusu yoğun yemekleri masada değil mutfakta yemek de çoğu ofiste beklenen bir inceliktir.

Açık ofis çalışma kuralları

Açık ofiste herkes aynı havayı, aynı sesi ve aynı ışığı paylaşır. Bu yüzden açık ofis çalışma kuralları büyük ölçüde başkasının odaklanmasına saygı üzerine kuruludur.

• Telefon görüşmelerini ve uzun sohbetleri toplantı odasına ya da telefon kabinine taşıyın; masada hoparlörle görüşme yapmayın.

• Çevrim içi toplantıya masadan katılıyorsanız kulaklık kullanın ve sesinizi kısık tutun.

• Kulaklık takan bir çalışma arkadaşınız çoğu zaman odaklanmaya çalışıyordur; acil değilse mesajla yazın.

• Masanızı gün sonunda toparlayın; masa paylaşımlı kullanılıyorsa kişisel eşyanızı dolabınıza kaldırın.

• Klima, ışık ve pencere gibi ortak ayarları değiştirmeden önce yakınınızdakilere sorun.

Açık ofiste yoğun odak gerektiren bir işiniz varsa sessiz çalışma alanlarını ya da toplantı odası boş saatlerini kullanmak, hem sizin hem de çevrenizin işini kolaylaştırır. Bazı ekipler bu yüzden haftanın belli günlerinde evden çalışmayı tercih eder. İki düzenin artılarını ve eksilerini evde çalışmak mı daha iyi sorusunu ele alan rehberde karşılaştırabilirsiniz.

Kıyafet ve görünüm

Kıyafet, yazılı bir kılavuzu olmadığı hâlde en hızlı fark edilen ofis kurallarından biridir. Bazı şirketlerde takım elbise beklenirken bazılarında spor giyim olağandır; çoğu iş yeri ise ikisinin arasında bir yerdedir. İlk günlerde biraz daha resmî giyinip ekibi gözlemlemek, sonra ona uyum sağlamak en güvenli yoldur.

Müşteri toplantısı, sunum ya da dış ziyaret olan günlerde günlük düzenden daha resmî giyinmek beklenebilir. Ekibinizdeki deneyimli kişilere bu günlerde nasıl giyindiklerini sormak, hem doğru bilgi almanızı hem de ilişkiyi güçlendirmenizi sağlar.

Mesai, mola ve izin

Çalışma saatleri sözleşmede yazar, ama gündelik uygulama çoğu zaman yazılı olmayan kurallarla şekillenir. Ekip sabah belli bir saatte toplanıyorsa o saatte masanızda olmak, işe başlamış olmanızdan daha görünür bir işarettir. Erken çıkmanız gereken bir günü önceden haber vermek, sonradan açıklama yapmaktan iyidir.

Yıllık izin planlarınızı ekibin yoğun dönemleriyle çakıştırmamaya çalışın ve izne çıkmadan önce yarım kalan işlerinizi bir çalışma arkadaşınıza devredin. Mola sürelerinde de ölçü önemlidir: kısa ve sık molalar çoğu ofiste olağandır, ama uzun süre masada bulunmamak fark edilir. Bu tür ofis kuralları yazılı olmasa da ekibin size duyduğu güveni doğrudan etkiler.

Hiyerarşi ve görünürlük

Bazı ofis kuralları iş akışının kendisiyle ilgilidir. Bir sorunu yöneticinizi atlayarak üst yönetime taşımak, haklı olsanız bile güven kaybına yol açabilir; önce doğrudan muhatabınızla konuşun. Ortak bir işin başarısını anlatırken ekip arkadaşlarınızın katkısını adlarıyla anmak, sizin katkınızı azaltmaz, tersine güvenilirliğinizi artırır.

Görünürlük de önemlidir. Yaptığınız işi kimsenin bilmemesi, yapılmamış gibi algılanmasına yol açabilir. Haftalık kısa bir ilerleme notu ya da toplantıda iki cümlelik bir özet, çalışmanızın görünmesini sağlar.

Bir kuralı yanlış okuduğunuzda

Herkes zaman zaman ofis kurallarından birini farkında olmadan çiğner. Biri sizi uyardığında savunmaya geçmek yerine teşekkür edin ve davranışınızı düzeltin. Siz başkasını uyaracaksanız bunu herkesin önünde değil, birebir ve sakin bir dille yapın.

Kurallardan biri size haksız ya da işin verimini düşüren bir uygulama gibi geliyorsa, bunu yöneticinizle ya da ekip toplantısında öneri olarak konuşabilirsiniz. Yazılı olmayan kurallar değişmez değildir; çoğu, birinin dile getirmesiyle değişir.