Şirket Bilgisayarında Yapılmaması Gerekenler ve Riskler

Şirket bilgisayarı, işverenin size iş yapmanız için teslim ettiği ve bilgi işlem biriminin yönetip denetleyebildiği bir cihazdır; bu yüzden üzerinde yaptığınız her şey iş kaydı sayılabilir. Kişisel hesaplara giriş yapmak, şifre kaydetmek, özel dosya saklamak ya da izinsiz program kurmak hem sizin mahremiyetinizi hem de şirketin güvenliğini riske atar.

Masaüstü ofis bilgisayarında olduğu kadar eve götürdüğünüz dizüstü bilgisayarda da aynı kurallar geçerlidir. Uzaktan çalışma düzeni yaygınlaştıkça iş ile özel kullanım arasındaki çizgi silikleşti; uzaktan çalışma iş ilanlarına başvuran adaylardan cihaz güvenliğine dikkat etmeleri de bu nedenle bekleniyor.

Şirket Bilgisayarı Neden Özel Değildir?

Şirket bilgisayarı özel değildir, çünkü cihaz da üzerindeki yazılımlar ve ağ bağlantısı da işverene aittir. Bilgi işlem birimi uzaktan erişim, yedekleme ve güvenlik yazılımlarıyla cihazdaki dosyalara ve internet trafiğine ulaşabilir.

İşverenlerin bu denetimi, çalışanı önceden bilgilendirdiği bir bilgi güvenliği politikasıyla yapması beklenir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu da kişisel verilerin belirli ve meşru bir amaçla, o amaçla sınırlı ve ölçülü biçimde işlenmesini şart koşar. İşe başlarken imzaladığınız belgeler arasında böyle bir politika varsa okuyun; neyin kaydedildiğini bilmek, neyi yapmamanız gerektiğini de gösterir.

Kişisel Hesaplara Giriş Yapmak

Kişisel e-posta, sosyal medya ve bankacılık hesaplarına şirket bilgisayarından girmek, bu hesapların bilgilerini başkasının yönettiği bir cihaza bırakmak demektir. Tarayıcı oturumu açık kalırsa cihazı devralan bir iş arkadaşı ya da teknik destek personeli hesabınızı görebilir.

İnternet bankacılığı gibi hassas işlemleri kendi telefonunuzdan yapın. Kişisel e-postayı iş cihazında açmanız gerekiyorsa gizli pencere kullanın ve işiniz bitince oturumu kapatın.

Şifreyi Tarayıcıya Kaydetmek

Şirket bilgisayarındaki tarayıcıya şifre kaydetmek, cihaza erişen herkesin o şifreyle giriş yapmasının yolunu açar. Risk, iş şifresiyle kişisel şifrenin aynı olduğu durumda katlanır; birinde yaşanan sızıntı ötekini de açığa çıkarır.

İş hesapları için şirketin önerdiği şifre yöneticisini kullanın, kişisel hesaplarınızın şifresini ise iş cihazında hiç saklamayın. İki adımlı doğrulamayı açmak, şifre ele geçse bile hesabı korumaya yardımcı olur.

Özel Dosya ve Fotoğraf Saklamak

Kişisel belgeleri ve fotoğrafları iş cihazında saklamak, bunların şirket yedeklerine girmesine yol açabilir. Kimlik fotokopisi, sağlık raporu ya da aile fotoğrafı gibi dosyalar, cihaz başka birine verildiğinde ya da yedekten geri yüklendiğinde başkalarının önüne çıkabilir.

Kişisel dosyalarınızı kendi bulut hesabınızda ya da cihazınızda tutun. İş için gereken bir kişisel belgeyi geçici olarak yüklediyseniz, işlem bitince hem klasörden hem de çöp kutusundan silin.

İzinsiz Program ve Eklenti Kurmak

İzinsiz program kurmak, zararlı yazılımın şirket ağına girebileceği açık bir kapı bırakır. Ücretsiz görünen bir dönüştürücü ya da tarayıcı eklentisi arka planda veri toplayabilir ya da lisans ihlali yaratabilir.

İhtiyaç duyduğunuz programı bilgi işlem biriminden talep edin; kurulumu onlar yapsın. Lisanssız yazılım kullanımı şirketi hukuki sorumlulukla karşı karşıya bırakabilir ve çalışanın disiplin sürecine girmesine sebep olabilir. Bu tür taleplerle ilgilenen ekiplerin aradığı profili bilgi işlem iş ilanları içinde görebilirsiniz.

Şirket Bilgisayarında İş Aramak

Şirket bilgisayarında iş aramak, başka bir işe başvurduğunuzun iş yeri kayıtlarına geçmesi anlamına gelebilir. Tarayıcı geçmişi, indirilen özgeçmiş dosyaları ve iş e-postasından yapılan başvurular, yöneticinizin ya da bilgi işlem biriminin görebileceği izler bırakır.

İş arayışınızı kendi telefonunuzdan ya da kişisel bilgisayarınızdan, mesai dışında yürütün. Başvurularda iş e-posta adresini değil, kişisel adresinizi kullanın.

Kişisel Kullanım Disiplin Sebebi Olur mu?

Şirket bilgisayarını kişisel işler için kullanmak, işyerinin yazılı kurallarına aykırıysa disiplin sürecine konu olabilir. Kısa bir haber okuması ile şirket verisini kişisel hesaba aktarmak aynı ağırlıkta değerlendirilmez; belirleyici olan, ihlalin niteliği ve kuralın çalışana önceden bildirilmiş olmasıdır.

Ağır ihlallerde, örneğin gizli müşteri verisinin dışarı aktarılmasında, iş sözleşmesinin feshi de gündeme gelebilir. Bu yüzden şüpheli bir durumda işlemi yapmadan önce yöneticinize ya da bilgi işlem birimine sormak sizi gereksiz bir riskten korur.

Adım Adım Cihaz Temizliği

Şirket bilgisayarını iade etmeden ya da işten ayrılmadan önce cihazı kişisel izlerden arındırmak gerekir. Şu sırayı izleyebilirsiniz:

1. Tarayıcıdaki tüm kişisel hesaplardan çıkış yapın.

2. Kaydedilmiş şifreleri ve otomatik doldurma verilerini silin.

3. Kişisel dosyaları kendi depolama alanınıza aktarıp cihazdan kaldırın.

4. Telefonunuzu cihazla eşleştirdiyseniz bu bağlantıyı kaldırın.

5. İş dosyalarını kopyalamayın; bunlar şirkete aittir ve izinsiz kopya sorun yaratır.

Örnek: Ortak Kullanılan Bir Ön Büro Bilgisayarı

Ortak kullanılan bir ön büro bilgisayarında bir resepsiyon görevlisi, vardiya arasında kişisel e-postasına girer ve oturumu kapatmayı unutur. Sonraki vardiyadaki çalışan bilgisayarı açtığında açık kalan posta kutusu ekrandadır.

Bu görevli, olaydan sonra kişisel hesaplarını yalnız telefonundan açmaya başlar ve vardiya değişiminde tarayıcıyı kapatıp yeniden açmayı alışkanlık hâline getirir. Şirket de ortak cihazlar için ayrı kullanıcı hesapları tanımlar.