Aday Deneyimi: İşverenler İçin İyileştirme Adımları

Aday deneyimi, bir kişinin ilanı gördüğü andan işe başladığı ya da elendiği güne kadar işverenle yaşadığı bütün temaslardan edindiği izlenimdir. İlanın dili, başvurunun kolaylığı, görüşmedeki tavır ve sonucun nasıl bildirildiği bu deneyimi birlikte oluşturur.

İşverenle iş arayanın ortak bir noktada buluşması, iki tarafın da süreçten saygı görmüş olarak çıkmasına bağlıdır. Görüşmeden kendini değersiz hissederek çıkan bir aday, işe alınmasa bile şirket hakkındaki izlenimini çevresine taşır; bu yazı konuyu işverenin ve insan kaynaklarının gözünden ele alıyor.

Aday Deneyimi Neden Önemlidir?

Aday deneyimi önemlidir, çünkü işverenin adını, teklif kabul oranını ve gelecekteki başvuruları doğrudan etkiler. Kötü bir süreç yaşayan nitelikli bir aday, teklif alsa bile kabul etmekte tereddüt edebilir.

Adayların bir kısmı aynı zamanda şirketin müşterisi, tedarikçisi ya da potansiyel bir çalışanının yakınıdır. Görüşmede kırılan bir aday, bu izlenimi ürünü satın alırken ya da bir arkadaşına iş önerirken de hatırlar.

İlanda Gerçekçi Beklenti

Aday deneyimi ilanla başlar, çünkü ilandaki beklenti ile işin gerçeği arasındaki fark ilk hayal kırıklığını yaratır. Bir pozisyona sığmayacak kadar uzun şart listeleri, nitelikli adayları başvurmaktan vazgeçirir ve başvuranları baştan yetersiz hissettirir.

Şartları yazmadan önce pozisyonun gerçekte neyi gerektirdiğini çıkarmak, bu sorunu kökünden çözer. Bu hazırlığın nasıl yapılacağını iş analizi yazımızda adım adım anlattık; zorunlu ve tercih edilen nitelikleri ayırmak bu sürecin merkezindedir.

Aday Deneyiminin Aşamaları

Aday deneyimi tek bir görüşmeden değil, birbirini izleyen aşamalardan oluşur:

• İlan: görevin, şartların ve çalışma koşullarının gerçekçi anlatılması.

• Başvuru: formun kısa, anlaşılır ve mobilde doldurulabilir olması.

• Ön eleme: başvurunun alındığının bildirilmesi ve sürecin ne kadar süreceğinin söylenmesi.

• Görüşme: zamanında başlanması, görüşmecilerin kendini tanıtması ve adayın soru sorabilmesi.

• Sonuç: olumlu ya da olumsuz kararın makul bir sürede bildirilmesi.

• İşe başlangıç: ilk günün planlanmış olması ve adayın kimi bulacağını bilmesi.

Görüşmede Adayı Değersiz Hissettirmemek

Görüşmede adayı değersiz hissettirmemenin ilk koşulu, onun zamanına ve emeğine saygı göstermektir. Görüşmeyi belirlenen saatte başlatmak, görüşmecilerin adını ve rolünü söylemek ve adayın özgeçmişini önceden okumuş olmak bu saygının temelidir.

Adayın deneyimini küçümseyen yorumlar, medeni durum ya da aile planı gibi işle ilgisi olmayan sorular ve telefonla meşgul olmak izlenimi bir anda bozar. Görüşmenin sonunda adaya soru sorma fırsatı vermek ve sürecin bundan sonraki adımını söylemek, belirsizliği ortadan kaldırır.

Olumsuz Sonucu Bildirmek

Olumsuz sonucu bildirmek, aday deneyiminin kolayca ihmal edilebilen bir aşamasıdır. Hiç dönüş yapılmaması, adayın haftalarca beklemesine ve şirketle ilgili kalıcı bir olumsuz izlenime yol açar.

Kısa ve kibar bir mesaj bile bu izlenimi değiştirir: "Başvurunuz ve ayırdığınız zaman için teşekkür ederiz; bu pozisyon için farklı bir deneyime sahip bir adayla ilerleme kararı aldık." Görüşmeye kadar gelmiş adaylara mümkünse kısa bir geri bildirim vermek, bir sonraki başvurularında işlerine yarar.

Adayın Kişisel Verilerine Özen

Özgeçmişte ve görüşme notlarında yer alan her bilgi, adaya ait bir kişisel veridir; işveren bu bilgileri 6698 sayılı Kanun'un kurallarına göre işlemek zorundadır. İşveren, başvuru sırasında adaylara verilerinin hangi amaçla işleneceğini ve ne kadar saklanacağını bildirmekle yükümlüdür.

Özgeçmişleri e-posta kutularında dağınık bırakmak yerine tek bir yerde, erişimi sınırlı tutmak hem hukuki riski hem de adayın güvensizlik duygusunu azaltır. Süreç bittikten sonra saklama amacı kalmayan başvuruları silmek de bu yükümlülüğün parçasıdır.

Örnek: Adaylara Dönüş Yapmayan Bir Firma

Örnek olarak her ay birkaç pozisyon için ilan açan ama yalnızca işe aldığı adaya dönüş yapan bir üretim firmasını düşünelim. Firma bir süre sonra ilanlarına gelen başvuruların azaldığını ve teklif verdiği adayların bir kısmının görüşmeye gelmediğini fark eder.

İnsan kaynakları sorumlusu her görüşmeden sonra adaylara bir hafta içinde sonucu bildirmeye ve görüşmeye gelen herkese kısa bir teşekkür mesajı göndermeye başlar. Birkaç ay içinde görüşmeye gelmeme sorunu azalır ve elenen adayların bir kısmı açılan yeni pozisyonlara yeniden başvurur.

Aday Deneyimini İyileştirmek İçin Adımlar

Aday deneyimini iyileştirmek, süreci adayın gözünden bir kez baştan sona yaşamakla başlar. Şu adımlar küçük bir ekip için bile uygulanabilir:

1. Kendi ilanınıza bir aday gibi başvurun ve formun ne kadar sürdüğünü ölçün.

2. Her başvuruya otomatik ya da kısa bir alındı mesajı gönderin.

3. Görüşme yapan herkesle aynı soru setini ve değerlendirme ölçütlerini paylaşın.

4. Her aşama için bir dönüş süresi belirleyin ve adaya bunu söyleyin.

5. İşe alınan ve elenen adaylardan birkaç soruluk kısa bir geri bildirim isteyin.

Yeni bir pozisyonu ücretsiz iş ilanı ver sayfasından yayımlamadan önce bu adımları baştan planlamak, sürecin ortasında doğan aksaklıkları azaltır.