İş Analizi ile İlan Öncesi Pozisyonu Tanımlamak

İş analizi, bir pozisyonda hangi görevlerin yapıldığını, bu görevlerin hangi koşullarda yürütüldüğünü ve onları yapacak kişide hangi bilgi ile becerilerin bulunması gerektiğini sistemli biçimde belirleme sürecidir. Bu sürecin iki temel çıktısı, görev tanımı ve aranan nitelikler listesidir.

Bu çalışma yapılmadan yazılan ilanlarda, birkaç farklı pozisyonun gerektirdiği beceriler tek bir adayda aranabilir. İnsan kaynakları dilinde "süper kahraman ilanı" denebilecek bu ilanlar, nitelikli adayları başvurmaktan caydırır. İlan metninin dili ve başlığı için ilgi çekici iş ilanı nasıl yazılır sorusunun cevabına bakabilirsiniz; burada konu, ilandan önce gelen analiz.

İş Analizi Neden Gerekir?

İş analizi gerekir, çünkü doğru adayı bulmak için önce aranan işin ne olduğunu bilmek gerekir. Pozisyonu tanımlamadan ilan veren işveren, ya her şeyi isteyen bir liste yazar ya da işin gerçek yükünü gizleyen belirsiz bir metin.

Analiz yalnızca işe alımda değil, ücret belirlemede, performans değerlendirmede ve eğitim planlamada da kullanılır. Görevleri yazılı olan bir pozisyonda çalışan neyle ölçüleceğini bilir, yönetici de beklentiyi tartışmasız biçimde ortaya koyar.

Her Şeyi Bilen Aday Arayan İlanların Bedeli

Her şeyi bilen aday arayan ilanların bedeli, az ve yanlış başvurudur. Yazılım geliştirme, grafik tasarım ve sosyal medya yönetimini tek ilanda isteyen bir işveren, bu üç alanda da yeterli olan adayı nadiren bulur.

Nitelikli adaylar listedeki eksik maddeleri görüp başvurmaktan vazgeçebilir. Başvuranlar ise ya her alanda yüzeysel kalır ya da işe girdikten sonra yükü taşıyamayıp ayrılır. Sonuçta ilan uzar, pozisyon boş kalır ve işe alım maliyeti artar.

Analizde Kullanılan Yöntemler

İş analizi yöntemleri; gözlem, görüşme, anket, iş günlüğü ve kritik olay yöntemidir. Gözlemde analist işi yapan kişiyi çalışırken izler; bu yöntem üretim ve saha işlerinde iyi sonuç verir.

Görüşmede pozisyondaki çalışan ve yöneticisiyle görevler tek tek konuşulur. İş günlüğünde çalışan bir süre boyunca yaptığı işleri not eder. Kritik olay yönteminde ise işte başarıyı ya da başarısızlığı belirleyen somut olaylar toplanarak hangi davranışların önemli olduğu çıkarılır.

İş Analizi Adım Adım

İş analizi, küçük bir işletmede bile birkaç sade adımla yapılabilir:

1. Pozisyonun neden açıldığını ve hangi sorunu çözeceğini tek cümleyle yazın.

2. Bu pozisyonda yapılacak görevleri sıklıklarına göre günlük, haftalık ve dönemsel olarak listeleyin.

3. Her görevin gerektirdiği bilgi, beceri ve belgeleri yanına not edin.

4. Görevleri pozisyonla birlikte çalışacak kişilere okutup eksik ya da fazla olanı düzeltin.

5. Nitelikleri "olmazsa olmaz" ve "tercih sebebi" diye ikiye ayırın.

6. Çıkan listeyi görev tanımı ve ilan metni için tek kaynak olarak saklayın.

Zorunlu ve Tercih Edilen Nitelikleri Ayırmak

Zorunlu nitelik, onsuz işin yapılamayacağı bilgi ya da belgedir; tercih edilen nitelik ise işi kolaylaştıran ama sonradan da kazanılabilen beceridir. Ehliyet bir şoför için zorunludur, belirli bir navigasyon programını bilmek ise tercih sebebidir.

Bu ayrımı ilanda açıkça yapmak, adayların kendilerini doğru değerlendirmesini sağlar. Zorunlu listenin kısa tutulması, eğitimle gelişebilecek iyi adayların da başvurmasına kapı açar.

Örnek: Tek Kişide Toplanan Üç Görev

Küçük bir e-ticaret şirketi düşünün; ilk ilanında web sitesini yönetecek, ürün görsellerini tasarlayacak ve sosyal medya hesaplarını yürütecek tek bir kişi arar. İlan haftalarca açık kalır, gelen başvurular üç alandan birinde zayıftır.

Şirket görevleri tek tek listelediğinde görevlerin önemli bir kısmının ürün görseli ve paylaşım hazırlamak olduğunu görür. Web sitesi bakımını dışarıdan hizmet olarak almaya karar verir ve ilanı yalnızca görsel tasarım ve sosyal medya üzerine yeniden yazar. Bu kez başvurular pozisyona çok daha uygun gelir.

Analizden İlana Geçmek

Analizden ilana geçmek, listedeki görevleri adayın anlayacağı sade cümlelere çevirmektir. Görev tanımı birkaç maddeyle sınırlanır, zorunlu ve tercih edilen nitelikler ayrı başlıklarda verilir.

Çalışma saatleri, konum ve çalışma şekli de analizden çıkan bilgilerle eksiksiz yazılır. Metin hazır olunca ücretsiz iş ilanı ver formu birkaç dakikada tamamlanır ve ilan, pozisyonu gerçekten yapacak kişiye hitap eder.

Analizi Güncel Tutmak

Pozisyon tanımı bir kez yapılıp bırakılmaz; pozisyonun görevleri teknoloji, ekip yapısı ve şirketin büyümesiyle değişir. Yeni bir program, otomatikleşen bir görev ya da ekibe katılan bir çalışan, tanımın yeniden gözden geçirilmesini gerektirir.

Pozisyondan ayrılan çalışanla yapılan çıkış görüşmesi, analizi güncellemek için iyi bir fırsattır. İşi en son yapan kişi, kâğıt üzerindeki tanımla gerçek iş arasındaki farkı herkesten iyi bilir.