Yöneticinin Görevleri Nelerdir? Yönetimin Beş İşlevi

Yöneticinin görevleri planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetim olmak üzere beş temel işlevde toplanır. Bu sınıflandırma Henri Fayol'un yönetim yaklaşımına dayanır ve bir vardiya sorumlusundan genel müdüre kadar her kademede karşılığı vardır.

Yönetici olmak, bir unvan taşımaktan çok bu beş işlevi ekip adına yürütme sorumluluğunu üstlenmektir. Aşağıda her işlevin günlük işte neye karşılık geldiğini, kademeye göre nasıl değiştiğini ve yeni atanan yöneticilerin hangi noktada zorlandığını örneklerle bulacaksınız.

Yönetimin ve Yöneticinin Kapsamı

Yönetim, bir kurumun insan, para, zaman ve malzeme gibi kaynaklarını belirlenen hedefe ulaşmak için düzenleme işidir. Yönetici ise bu düzenlemeyi yapmak üzere yetki verilmiş ve sonucundan sorumlu tutulan kişidir.

Yönetici ile uzman arasındaki fark, sorumluluğun kapsamındadır. Uzman kendi işinin sonucundan sorumluyken yönetici, başkalarının işinin birlikte ortaya çıkardığı sonuçtan sorumludur. Bu farkın kişiye neler kazandırıp kaybettirdiğini yönetici olmak üzerine yazımızda ayrıca ele aldık.

Planlama: Hedefi ve Yolu Belirlemek

Planlama, yöneticinin görevleri arasında ilk sırada gelir ve "ne yapılacak, ne zamana kadar, kimin eliyle" sorularını cevaplar. Hedef belirsiz kaldığında diğer dört işlev de dayanaksız kalır.

Planlama işlevi; aylık satış hedefini haftalara bölmek, yoğun sezon için vardiya çizelgesi hazırlamak ya da bir projenin teslim takvimini çıkarmak gibi somut işlerde görülür. İyi bir plan, ekipteki herkesin kendi payını görebileceği kadar açık yazılır.

Örgütleme: İşi ve Kişileri Eşleştirmek

Örgütleme, plandaki işlerin kimler tarafından ve hangi kaynakla yapılacağını belirleme işlevidir. Görev dağılımı, yetki sınırları ve kimin kime rapor vereceği bu aşamada netleşir.

Örgütleme hatası, iki kişinin aynı işi yapması ya da kimsenin sahiplenmediği bir işin ortada kalması biçiminde ortaya çıkar. Görev tanımlarını yazılı hale getirmek ve yetkiyi sorumlulukla birlikte devretmek bu sorunun önüne geçmeye yardımcı olur. Yazılı görev tanımının nasıl göründüğünü merak ediyorsanız iş ilanlarında yönetici pozisyonlarının sorumluluk listelerine bakabilirsiniz.

Yöneltme: Ekibi Harekete Geçirmek

Yöneltme, ekibin plan doğrultusunda çalışmasını sağlamak için talimat verme, motive etme ve iletişim kurma işlevidir. Eski kaynaklarda "emir-komuta" diye de geçer, ancak bugünkü karşılığı daha çok yönlendirme ve geri bildirimdir.

Yöneltme işlevinde yöneticinin üslubu belirleyicidir. Aynı talimat, gerekçesi anlatılarak verildiğinde ekip tarafından daha kolay benimsenir; gerekçesiz ve son dakikada verilen talimat ise direnç doğurabilir.

Koordinasyon: Birimleri Uyumlu Çalıştırmak

Koordinasyon, farklı kişi ve birimlerin çalışmasını birbirine uyumlu hale getirme işidir. Depo, satış ve muhasebe aynı müşteri siparişine farklı zamanlarda dokunduğunda bu işlev devreye girer.

Koordinasyon eksikliği, işlerin tek tek doğru yapılmasına rağmen bütünün aksaması olarak hissedilir. Kısa ve düzenli bilgilendirme toplantıları, ortak bir iş takip listesi ve net teslim noktaları bu açığı kapatmaya yardımcı olur.

Denetim: Sonucu Ölçmek ve Düzeltmek

Denetim, yöneticinin görevleri içinde yapılan işin planla karşılaştırılması ve sapma varsa düzeltilmesi işlevidir. Amacı suçlu bulmak değil, planın tutup tutmadığını erken görmektir.

Denetim işlevi; haftalık hedef takibi, kalite kontrol listesi ya da müşteri şikâyetlerinin incelenmesi gibi araçlarla yürür. Denetimden çıkan bulgu bir sonraki planın girdisi olur ve döngü yeniden başlar.

Kademelere Göre Yöneticinin Görevleri

Yöneticinin görevleri kademeye göre ağırlık değiştirir: alt kademe yöneltme ve denetime, üst kademe planlamaya daha çok zaman ayırır. Ustabaşı, vardiya amiri ya da ekip lideri gibi alt kademe yöneticiler günlük işin akışıyla ilgilenir.

Orta kademe yöneticiler, örneğin bölge veya birim müdürleri, üst yönetimin hedeflerini ekiplerin anlayacağı planlara çevirir. Üst kademe yöneticiler ise kurumun uzun vadeli yönünü, bütçesini ve yatırım kararlarını belirler.

Örnek: Bir Mağaza Müdürünün Haftası

Bir mağaza müdürü pazartesi günü haftalık satış hedefini personel sayısına göre böler; bu planlamadır. Salı günü kasa, reyon ve depo görevlerini kişilere dağıtır, bu da örgütlemedir.

Mağaza müdürü hafta ortasında ekiple kampanya ürünlerini konuşur ve depo ile sevkiyat saatini netleştirir; yöneltme ve koordinasyon burada görülür. Cuma günü satış raporunu hedefle karşılaştırıp eksik kalan reyon için önlem alır. Bu tür pozisyonların sorumluluklarını Mağaza Müdürü iş ilanlarında görev tanımı olarak da okuyabilirsiniz.

Yeni Yöneticiler Hangi İşlevde Zorlanır?

Yeni atanan yöneticiler örgütleme ve devretme konusunda zorlanabilir, çünkü eski işlerini kendileri yapmayı sürdürmek onlara daha güvenli gelir. Bu durumda ekip gelişemez, yönetici de planlamaya vakit bulamaz.

Yeni yöneticinin ikinci zorluğu denetimdir; yakın çalışma arkadaşlarının işini değerlendirmek başta rahatsız edici gelebilir. Ölçütleri önceden ve herkes için aynı biçimde açıklamak, denetimin kişisel bir mesele gibi algılanmasını azaltır.