Toplantıyı Yönetmek

Bir önceki toplantı tutanağı için söylenecek bir şey olup olmadığını sorun, fakat aynı şeylerin tekrarından kaçınmaya çalışın. Bunun yanı sıra;

• Sadece bazı üyelerin ilgilendikleri gündem maddelerini öne almanın uygun olup olmadığını düşünün, böylece bu üyeler toplantıya kısa bir zaman katılmış olurlar.

• Mümkünse, diğer üyelerin de zaman zaman toplantıyı yönetmesine müsaade edin.

• Problemleri üyelerle inceleyin, önemli noktaları toparlayın ve gru¬bun ileri sürdüğü fikirleri birleştirin.

• Üyeleri tartışmaya teşvik edin (özendirin).

• İfade edilen görüşleri birbirleri ile bağlayın ve üyelerin tecrübelerini belirtmelerini sağlayın.

• Tartışmayı kontrol altında bulundurun; duygusal olmasına meydan vermeyin, kimsenin (kendiniz dahil) tekel kurmasına müsaade etmeyin.

• Anlaşmaya varılan noktaları yazın.

• Zaman zaman konuşulanları toparlayın.

• 10-Tartışmaları bir sonuca doğru sevk edin.

Sonunda varılan sonuçları ve anlaşmaları kısaca ve açıkça özetleyin.

Toplantılar, sorular sormak yoluyla da yönetilebilir, örnekler:

• Henüz değinilmemiş bir konuya dikkat çekmek için:

«şimdiye kadar kimsenin bahsetmediği bir konuda fikrinizi alabilir miyim? Demek istiyorum ki.»

• Bir iddiayı ölçmek için :

«Hay A yeni bir iddia ortaya attı. Söyleyebilir misiniz bana, bu iddia ne derecede geçerlidir?»

• Verilen bilginin kaynağını değerlemek için:

« bu bilgi nereden geliyor?»

• «Biraz evvel sözünü ettiğiniz Bay X kimdir?»

«Bay X bu bilgiyi nereden almış? Yetkili biri midir?»

• Konu dışına çıkmaları durdurmak İçin :

«Biz neyi tartışıyoruz aslında?»

• Eğer tartışma hayal kırıklığına uğratıcı ise veya problem henüz olgunlaşmamışsa :

«Bu konuyu kendi kendimize yeniden düşünmeye ve bir ay sonraki toplantı için yeniden gündeme koymaya ne dersiniz?»

• Eğer grup ön yargılı ise :

«Acaba, bu meseledeki çıkarlarımız, onu tek taraflı ele almamıza sebep olmuyor mu?»

Tartışmaya Engel Haller

• Lisan

Belirsiz terimler kullanmak. Karşınızdakinden bir tarif yapmasını istemeniz faydalıdır fakat yeterli değildir. Eğer terimi anlamıyorsanız veya ne unlama geldiğini açıkça görmüyorsanız, somut örnekler isteyin.

Zayıf bir iddiayı bilerek veya bilmeyerek örtmek için duygusal kelimeleri sık sık kullanmak suretiyle kelimelerin duygusal değerlerini kötüye kullanmak.

Çare: Bu kelimeler yerine «tarafsız» olanlarını geçirin, böylece mantıklı ve objektif bir değerlemeyi kolaylaştırıp onun gerçek değerini açığa çıkarın.

• Hüküm

Yetersiz delillerle bir hükmü genellemek.

Çare: Konuşan şahsa görüşünün dayandığı esasları sorun. «Böyle her şeyi silip süpüren bir açıklamada bulunmak için yeterli sayıda olay incelediğinizden emin misiniz? İzah ettiriniz duruma uymayan haller için gerekli hoşgörüyü gösteriyor muşu nuz?» Konuşan kişiye, kararını esnek tutmasını salık verin, yani yeni olayları ortaya çıktığında fikrini değiştirmeye hazır olun.

• Aşırı basitleştirme, yani karışık bir meseleyi birkaç kelime ile halletme

Çare: Meselelerin karşınızdakinin söylediği kadar basit olmadığına sakin bir şekilde işaret edin.

• Gevşek düşünme

Örneğin falan şey şöyledir «çünkü öyle olmalıdır» veya «olması gerekir» demek.

Çare: Olayla ilgili sonuçların, konuşanın «filân şey şöyle olmalıdır» yada «mutlaka şöyle olması gerekir» gibi inançlarına değil, sadece diğer gözlemlere dayandırılabileceğine işaret edin.