Ön Yazı Nasıl Yazılır? Dikkat Edilmesi Gerekenler

Ön yazı, iş başvurusunda özgeçmişinizin yanına eklediğiniz ve neden o işe uygun olduğunuzu kısaca anlatan mektuptur. İyi bir başvuru mektubu üç dört paragrafı geçmez; ilana özel yazılır, özgeçmişi tekrar etmez ve okuyanı özgeçmişinize bakmaya ikna eder.

İngilizcede "cover letter" diye bilinen bu metin, işverenin sizi bir ad ve bir liste olmaktan çıkarıp bir kişi olarak tanımasını sağlar. Özgeçmiş ne yaptığınızı gösterir; mektup ise bunun başvurduğunuz işle nasıl birleştiğini anlatır.

Ön yazı neden önemlidir?

Pek çok işveren başvuruları önce hızlıca tarar. Bu ilk taramada özgeçmişler birbirine benzer: aynı bölümler, benzer görev tanımları, aynı beceri listeleri. Mektup, adayın bu kalabalıktan ayrılması için kısa bir fırsattır. Özellikle deneyimi az olan, alan değiştiren ya da özgeçmişinde açıklama gerektiren bir boşluk bulunan adaylar için bu fırsat daha da değerlidir.

Bazı ilanlar mektubu açıkça ister, bazıları istemez. İstenmeyen durumlarda da kısa ve özenli bir metin eklemek çoğunlukla zarar vermez; ancak özensiz, şablon bir metin hiç yazmamaktan daha kötü bir izlenim bırakabilir.

Yazmaya başlamadan önce

İyi bir mektup, yazmaya başlamadan önce yapılan hazırlıkla başlar. İlk adım ilanı dikkatle okumaktır. İlandaki şartları kâğıda dökün ve bunları "mutlaka istenenler" ile "tercih sebebi olanlar" diye ikiye ayırın. Ardından her şart için sizde karşılığı olan bir deneyimi, projeyi ya da belgeyi yanına yazın. Karşılığını bulamadığınız şartlar için dürüst bir cümle hazırlayın; örneğin o konuyu kısa sürede öğrenebileceğinizi gösteren benzer bir deneyim.

İkinci adım şirketi tanımaktır. Şirketin internet sitesine, ürün ya da hizmetlerine, varsa son dönemdeki haberlerine kısaca göz atın. Bu araştırma, mektubun üçüncü bölümünü yazarken işinize yarar. Son olarak özgeçmişinizi güncelleyin; mektupta andığınız her deneyim özgeçmişte de yer almalıdır. Özgeçmişinizi yeniden düzenlemeniz gerekiyorsa CV şablonları iyi bir başlangıç noktasıdır.

Dört paragraflık yapı

Etkili bir başvuru mektubu genellikle dört bölümden oluşur.

1. Giriş paragrafında hangi pozisyona başvurduğunuzu ve sizi bu işe yönelten şeyi bir iki cümleyle yazın. Kendinizi uzun uzun tanıtmayın; adınız zaten imzada ve özgeçmişte yer alıyor.

2. İkinci paragraf uygunluğunuzu gösterir. İlandaki en önemli iki üç şartı seçin ve her biri için sizde ne olduğunu somut bir örnekle gösterin. Bu bölüm mektubun kalbidir.

3. Üçüncü paragrafta başvurduğunuz şirketi neden seçtiğinizi ve oraya ne katabileceğinizi anlatın. Şirketin ürünlerini, hizmetlerini ya da son dönemdeki çalışmalarını incelediğinizi gösteren bir cümle, şablon metinlerden sizi ayırır.

4. Kapanışta görüşme için hazır olduğunuzu belirtin, okudukları için teşekkür edin ve iletişim bilginizi yazın.

İkinci bölümde en güçlü malzemeniz geçmişten bir örnektir. Bir sorunu nasıl çözdüğünüzü, bir hedefe nasıl ulaştığınızı iki üç cümleyle anlatmak, sıfat sıralamaktan çok daha ikna edicidir.

Kısa bir ön yazı örneği

Aşağıdaki örnek, muhasebe alanında yeni mezun bir adayın bir mali müşavirlik bürosuna yazabileceği kısa bir mektuptur:

"Sayın Yetkili,

Büronuzun yayımladığı muhasebe elemanı ilanını görünce başvurmak istedim. Üniversitede muhasebe ve finansman okudum; son yılımda altı ay boyunca bir mali müşavirlik bürosunda staj yaptım.

İlanda belirttiğiniz şartlardan ikisinde deneyimim var. Stajım boyunca beyanname hazırlık sürecinde belgeleri düzenledim ve aylık KDV beyannamelerinin taslaklarını hazırladım. Ayrıca büronun kullandığı muhasebe programında fatura ve masraf kayıtlarını girdim; bu sayede programa hızlı uyum sağlayabileceğimi düşünüyorum.

Büronuzun küçük ve orta ölçekli işletmelere hizmet verdiğini gördüm. Bu işletmelerin ihtiyaçlarını yakından tanımak ve sizinle birlikte öğrenmek istiyorum.

Uygun görürseniz bir görüşmede kendimi daha ayrıntılı anlatmaktan memnuniyet duyarım. Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim.

Ad Soyad, telefon, e-posta"

Örnek kısadır, ilana doğrudan cevap verir ve özgeçmişte olmayan bir bağlam ekler. Kendi metninizi yazarken bu yapıyı alın, ancak cümleleri kendi deneyiminize göre baştan kurun.

Ön yazı yazarken nelere dikkat edilmelidir?

İlk kural kısalıktır: metin tek ekranı ya da yarım sayfayı geçmemeli. Okuyan kişi birkaç dakika içinde ne söylemek istediğinizi anlayabilmelidir.

Tonu iyi ayarlayın ve saygılı ama doğal bir dil kullanın. Aşırı resmî kalıplar ("arz ederim", "bilgilerinize sunarım") metni bir dilekçeye çevirir; aşırı samimi bir dil ise profesyonel durmaz.

Her başvuru için metni yeniden düzenleyin. Şirket adını, pozisyon adını ve ilandaki şartları doğru yazdığınızdan emin olun. Başka bir şirkete yazdığınız mektubu ad değiştirmeden göndermek en sık ve en pahalı hatadır.

Mektup, sizin ne istediğinizden çok işverene ne katacağınızla ilgili olmalı. "Kendimi geliştirmek istiyorum" gibi cümleler yerine, ekibe nasıl katkı sağlayacağınızı anlatan cümleler kurun.

İlanda ya da şirketin sayfasında başvuruları değerlendiren kişinin adı geçiyorsa mektubu ona hitaben yazın; bilmiyorsanız "Sayın Yetkili" yeterlidir.

Sahip olmadığınız bir beceriyi yazmayın. Görüşmede ayrıntıya inildiğinde bu durum kolayca ortaya çıkar.

Göndermeden önce metni yüksek sesle okuyun ya da birine okutun. Yazım hataları, dikkat isteyen işlerde özellikle olumsuz izlenim bırakır.

Mektubu nereye ve nasıl eklemeli?

Çevrim içi başvuru formlarında çoğunlukla ayrı bir ön yazı alanı bulunur; metni buraya yapıştırabilirsiniz. E-postayla başvuruyorsanız mektubu e-postanın gövdesine yazmak, özgeçmişi ise ek olarak göndermek pratik bir yoldur. Ayrı bir dosya istendiğinde metni özgeçmişinizle aynı yazı tipi ve düzende hazırlamak, dosya adını da adınızı ve pozisyonu içerecek şekilde vermek düzenli bir izlenim bırakır.

Başvurularınıza uzun süre dönüş alamıyorsanız mektubunuzu ve özgeçmişinizi yeniden gözden geçirin. Bu konuda başvurularıma neden geri dönüş yapılmıyor rehberinde başka nedenleri de bulabilirsiniz.