Sekreter Nedir? Ne İş Yapar?

Sekreter Nasıl Olunur?

Farklı yüksek öğretim kurumlarından mezun olup sekreterya olarak mesleki yaşamlarına devam eden kişiler olmakla beraber esasında bir kişi bu mesleği icra etmeye karar verdiğinde,

• Üniversitelerin iki yıllık eğitim veren ön lisans bölümlerinden biri olan “Yönetici Asistanlığı ve Büro Yönetimi” bölümünü bitirmelidirler.

• Farklı bölümlerden mezun olan kişiler ise kimi üniversitelerin verdiği sekreterlik eğitim programına katılabilirler. Eğitimi başarıyla tamamlayanların sertifikaları e-devlet üzerine yüklenir ve kişiler hak ettikleri belgeye buradan ulaşır.

Sonuç olarak nasıl sekreter olunur? sorusunun iki farklı cevabı vardır:

Birincisi doğrudan doğruya ilgili bölümden mezun olmak, ikincisi ise farklı bölümlerden mezun biri olarak açılan sekreterlik eğitimini başarıyla geçmektir.

Sekreterin Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?

Sekreter nedir? sorusunun cevabı genel olarak işleri organize eden, rutini düzenleyen, arşiv oluşturan kişi olsa da sekreter çeşitlerine bağlı olarak asistan konumundaki kişinin üstlendiği görev ve sorumluluklar da değişkenlik gösterir:

• Sorumlusu olduğu ofisin veya kuruluşun ödenecek olan faturalarının takibini yapmak,

• Bağlı olduğu yöneticinin yoğun programını organize ederek önceliğin acil tanımlı işlere verilmesini sağlamak,

• Çalıştığı kuruluşun/işletmenin/firmanın müşterileriyle ve ziyaretçileriyle olan ilişki trafiğini düzenlemek,

• Yetkili kişinin seyahatlerini planlamasına yardımcı olmak,

• Yine sorumluluğu altında olduğu yöneticinin gün veya hafta içindeki tüm toplantılarını organize ederek toplantılarda not almak ve bunları kısa sürede raporlaştırmak,

• Çalışılan kişilerin bilgilerinin güvenilir bir ortamda saklanmasını sağlamak,

• Çalıştığı yere ulaşan tüm telefon çağrılarına nazikçe yanıt vermek ve görüşmelerle ilgili notları almak,

• Çalıştığı yer eğer ki bir ofis ortamıysa bu ofis ortamında eksik olan, ihtiyaç duyulan malzemelerin bir listesini hazırlayarak tedarik sürecini takip etmek,

bir sekreteryanın en önemli sorumluluklarıdır. Bununla birlikte sekreter ne iş yapar? sorusunun cevabı ve ilgili kişinin görevleri, üstlendikleri ünvana göre değişir. Örneğin,

• Kişi, bir yönetici sekreteriyse ve özellikle de yabancılarla iş yapan bir firmada çalışıyorsa iyi derecede İngilizce bilmelidir. Yöneticisinden gelen tüm kaynakları en ince detayına kadar inceler, kayıt altında tutar.

• Yönetici sekreterliği nispeten tempolu bir iştir ve kişi gerektiğinde seyahat etmeye de hazırlıklı olmalıdır. 

• Ön büro sekreteri ünvanıyla çalışıyorsa çalışma çoğunlukla ofis ortamında gerçekleşir. İş yerinin organizasyona dayalı tüm işlerini organize edip işlerle ilgili faturaları düzenler. Yine işine ait bilgisayar üzerinden yürütülen tüm belgeleri arşivleyerek saklı tutar.

• Sağlık alanında çalışan tıbbi sekreterin ise hastalara ait teşhis ve tedavi gibi tüm süreçleri doktorla beraber yakından takip etmesi gerekir.

• Turizm alanında çalışan bir sekreter ise müşterilerle kurulan tüm iletişim ağını yürütür, yazışmaları saklı tutar ve istenildiğine süreçle ilgili bilgilendirmeler yapar.

Sekreterlerin genel görev ve sorumlulukları olmakla beraber bağlı olarak çalıştıkları yöneticilerden de kendilerine ekstra görevler yüklenebilir. 

Sekreterin Sahip Olması Gereken Özellikler Nelerdir?

Öncelikle bir sekreterin sahip olması gereken nitelikleri, sekreter nasıl olunur sorusunun içerisinde sıralamak doğru olur. Ayrıca işverenler tarafından açılan sekreter iş ilanları içerisinde yer alan görev ve sorumluluklar da detaylı bir şekilde incelenmeli ve bu pozisyon için genel bir bakış kazanılmalıdır.

Çalıştıkları firma/şirket veya kurumun tüm organizasyon aşamalarında yer alan sekreteryaların özelliklerini birtakım başlık altında toplayabiliriz:

• Öncelikle kişinin organizasyon becerisi olmalı, zaman yönetimini en iyi şekilde yapmaya çalışmalıdır.

• İş temposunun daha da yoğunlaştığı dönemlere ayak uydurabilecek bir bedensel ve zihinsel güce sahip olmalı, bu konuda sağlığına dikkat etmelidir.

• Ziyaretçilerle/müşterilerle ilişki kuracak ilk kişi olduğundan profesyonel ve içten bir iletişim lisanı geliştirmelidir.

• Microsoft office programlarını kullanım konusunda belirli bir yetkinliğe ve hıza erişmelidir.

• Ofis çalışanı veya asistanlık görevinde bulunabilecek kişi erkek ise askerlik yükümlülüğünü yerine getirmiş olması gerekir.

• İnce detayları bile gözden kaçırmayacak bir bakış açısına sahip olmalıdır.

• Bazı durumlarda çalışma süresince inisiyatif kullanabilmelidir.

• Bir sekreter bağlı olduğu yöneticisinin en önemli yardımcısı olacağından esnek çalışma sistemine, seyahat etme durumuna kendisini adapte etmelidir.

• Büro yönetimi konusunda tecrübe sahibi olmalı, ilgili bölümden mezun olmamışsa da sekreterlik eğitimi almış olmalıdır. 

En önemlisi de mesleki bilgi ve becerisini kullanarak kendisine yeni atfedilen görevlere de hızlı bir biçimde uyum sağlamalı ve bunları da yerine getirmelidir. Tüm bu nitelikler, sekreter iş tanımı çerçevesindedir. 

Sekreter Olmak için Gereken Şartlar Nelerdir?

Öncelikle kişi, mesleki yaşamının en başında sekreterya olmaya karar vermişse yani sekreter nasıl olunur sorusunun peşine düşmüşse,

• İlgili üniversitelerin iki yıllık ön lisans eğitimi veren Yönetici Asistanlığı ve Büro Yönetimi bölümünden mezun olmalıdırlar.

• Ülkemizde sekreterlik bölümleri, belli üniversitelerde bulunmaktadır. Söz konusu bölümün doğrudan olduğu yüksek öğrenim kurumları,

• Marmara Üniversitesi,

• Ankara Üniversitesi,

• Eskişehir Anadolu Üniversitesi,

• Aydın Adnan Menderes Üniversitesi şeklindedir.

Farklı bir bölüm okumasına karşın yine de sekreter olmak istiyorsa,

• E-devlet onaylı sertifikanın verildiği bir sekreterlik ya da asistanlık programına/eğitimine başvurarak bunu başarıyla sonlandırmalıdır. 

• Bu eğitimler sırasında kişi; temel büro kavramları öğreniminden işletme bilgisine, hukuki süreçlerden toplantı sunumuyla ilgili tekniklere kadar pek çok konuda yetkin ve bilgi sahibi olacaktır.

Mesleki yaşamına genel sekreter veya genel sekreter yardımcısı olarak adım atmak isteyen biri; bağlı bulunduğu kurum veya kuruluşun yönetimsel tüm işlerini organize edip yürütme ve kurum içi iletişim aksatılmadan yürütülmesi adına yetkinlik sahibi olmalıdır. 

Özellikle üniversitelerin idari işlem bölümleri başta olmak üzere siyasi partilerden derneklere kadar büyük yapılar üst kademe işlerini yürütme ve denetleme konusunda genel sekreter çalıştırırlar. Genel sekreter ne iş yapar, sorusuna bu bağlamda sorumluluğu altında çalıştığı yerin (yüksek öğrenim kurumları, sivil toplum örgütleri, dernek veya siyasi partiler gibi) tüm iç ve dış yazışmalarını yürüterek ilgili tüm belge ve sözleşmeleri yöneticinin imzasına sunar biçiminde yanıt verebiliriz. 

Sekreter Ne Kadar Maaş Alır?

Sekreter maaşları 2025 verileri baz alındığında minimum 30.000 civarında olup yapılan işin sorumluluğu arttıkça, örneğin kişi üst düzey bir yöneticinin veya genel kurul üyesinin asistanlığını yapıyorsa yönetici sekreteri olarak nitelendirilir ve alacağı maaş da aynı oranda artar. 

Sonuç olarak sekreter maaşları,

• Minimum 30.000

• Maksimum 80.000 arasında değişiklik gösterir. 

Genel sekreter yardımcısı maaşı ve genel sekreter maaşı, kişinin görev ve sorumlulukları daha küçük çaptaki bir firma veya şirketin rutin işlerini düzenleyen sekretarya ile kıyaslandığında daha fazla olacağından aldığı aylık ücret de daha yüksek olacaktır. Yönetici sekreterliği maaşı, son çalışma döneminin verileri dikkate alındığında aylık ortalama 54.000 gibi bir ücrete ulaşmaktadır.

Sekreter Hangi Sektörlerde Çalışabilir?

Sekreterler hemen hemen her sektörde çalışabilir. Aynı zamanda çalıştıkları sektöre, çalışma şekli ve pozisyonuna göre de farklı isimlerle adlandırılırlar. Örneğin ofis sekreteri, genel sekreter gibi. Sekreter ünvanına sahip olan kişilerin çalıştığı sektörler istihdam yoğunluklarına göre çoktan aza sıralanabilir:

• Fabrikaların, şirketlerin ofis ortamları,

• Sağlık sektörü,

• Hukuk alanı,

• Eğitim sektörü,

• İnşaat, yapı ve denetim sektörü,

• Tekstil sektöründe hizmet veren firmalar biçimindedir. 

Sekreter ne iş yapar? sorusuna, sekreter tüm bu sektörlerde karşılama, iletişim ağını yönetme, randevu oluşturma, belge ve sözleşmeleri arşivleme gibi pek çok ve farklı görev üstlenir biçiminde yanıt verebiliriz.  

Hukuktan sağlığa, eğitimden inşaata kadar farklı sektörlerde sekretarya ünvanıyla çalışmak isteyenler; sekreter iş ilanları sayfasını veya ofis sekreteri arayan firmaların ilanlarını takip edebilirler. Eğer ki kişi, yaşadığı şehir bazlı bir işe başvurmak istiyorsa da o vakit iş arayışını isbul.net üzerinde şehir seçerek yani lokasyon oluşturarak yapmalıdır. 

Örneğin Ankara’da yaşayan biri, ilçelerdeki ofis sekreteri ilanlarını görmek için Ankara sekreter iş ilanları, eğer ulusal veya uluslararası ticaret platformundaki şirketlerde asistanlık işi arıyorsa Ankara idari sekreter iş ilanları şeklinde arama yapabilir. İstanbul lokasyonundaki ilanları listelemek için ise sekreter iş ilanları İstanbul şeklinde arama yapmalıdır. 

Sekreterlik Pozisyonundaki Çalışma Koşulları Nelerdir?

Sekreter çalışma ortamı, sekreter çalışma koşulları ve yine bir sekreter için çalışma saatleri bumesleği icra eden kişinin bağlı olduğu firmanın/şirketin ya da kurumun vizyonuna ve misyonuna göre değişiklik gösterir.

Bir sekreterin çalışma koşulları esneklik arz etse de kurumsal bir firmada veya devlet kurumunda çalışanların mesai saatleri sabah 9.00 ile akşam 17.00 arasında olacaktır. Sekreter çalışma saatleri sektörden sektöre değişkenlik gösterse de genel olarak bu şekildedir ve çalışma günleri ise genellikle hafta içi ile sınırlandırılır. Her ne sektörde çalışırsa çalışsın bir ofis sekreteri bağlı bulunduğu yöneticisinin işe geliş ve ayrılış zamanlarını dikkatlice takip etmeli, onun öncesinde işe gelerek günlük rutinini oluşturmalıdır. Yine ondan sonra iş yerinden ayrılarak bir gün sonrasının planını da hazır hâle getirmelidir.

Yönetici, idari amir, üst düzey yönetici gibi kişilerin sekreterliğini yapanlar; daha fazla sorumluluk üstlendiklerinden uzun saatler mesaiye kalmak veya patronlarıyla seyahat etmek durumunda kalabilirler. Toplantıları düzenleme, patronun iş akışını organize etme, misafirleri karşılama gibi çok fazla görev üstlendiklerinden bu konumdaki kişiler için alınan sekreter maaşı da farklı olacaktır. 

Sekreterlik Türleri Nelerdir?

Pek çok meslekten farklı olarak sekreterlik için kendi içerisinde birtakım çeşitlendirme yapmak mümkündür. Kişisel beceri, deneyim ve eğitim gibi faktörler göz önünde bulundurulduğunda sektörler içerisinde istihdam alanının da geniş olduğu sekreterlik çeşitleri birkaç başlıkta toplanabilir: 

• Gayrimenkul sekreterliği: Her daim gelişen ve değişen bir sektör olan emlakçılık içerisinde emlak ofislerinin müşteriyle iletişim kurup ilk randevuları oluşturacak aynı zamanda gayrimenkullerin alım, satım ve kiralama işlemlerine dair dosya oluşturup bunları arşivleyecek ofis sekreterlerine ihtiyaçları vardır. 

• Tıbbi alan sekreterliği: Doktorların danışanı konumundaki ilgili kişiler; hastaların kayıt, teşhis ve tedavisi ile hastaneye yatış ve taburcu olma gibi tüm süreçleriyle yakından ilgilenirler. Uzun çalışma saatlerine karşın her daim dikkatli olmalı ve hasta yakınlarıyla da doktorun yönlendirmeleri doğrultusunda aksamayan bir iletişim kurmalıdırlar.

• Hukuk alanında sekreterlik: Hukuk sekreterleri, hukuki alanda faaliyet gösteren devlete veya özele bağlı kuruluşlarda çalışabilirler. Yanlarında çalıştıkları kişilerin tüm büro işlerini yürütürler. Aynı zamanda telefon ve mail trafiğini yürütmek, icra işlemleri de dahil tüm hukuki dosyaları takip edip arşivlemek onların sorumluluğundadır.

• Basın alanında sekreterlik: Basın ve yayın alanında faaliyet gösteren kurum ve kuruluşlarda gazeteci, yazar, yönetici ve muhabir konumundaki kişilerin ofise dayalı tüm işlerini organize edip onlar adına yürütürler. 

• Finans ve muhasebe alanında sekreterlik: Finans sekreterinin; muhasebe bilgi sistemi, maliyetleri planlama gibi işlerde bilgili olması gerekir. İlgili firma ya da kuruma ait tüm çek, senet gibi resmî işlemlerinin tarihlerini takip etmek onların sorumluluğundadır. 

Ticari alanda çalışanlar ise ilgili firma veya şirketin üretime dayalı faaliyetlerini, pazarlama stratejilerini ve müşteriyle olan ilişkilerini yakından takip etmelidirler. Firmanın ürettiği ürünler konusunda bilgi sahibi olmak, ön muhasebe eğitimi almış olmak, gerekli durumlarda iş seyahatlerine katılmak, yöneticilerin günlük notlarını düzgün biçimde almak da onlardan beklenenlerdendir. 

Sekreter maaşı noktasında kişinin çalıştığı sektör yani sekreterlik çeşitleri de devreye girer. Hangi sektör olursa olsun ilgili mesleği icra edenler özellikle günlük iş rutininde kilit rol oynarlar.