Sekreter Nedir, Nasıl Olunur?

Sekreter nedir, ne iş yapar?

Sekreter, bir yöneticinin ya da ofisin telefon, randevu, yazışma ve evrak işlerini yürüten, ofise gelen ziyaretçiyi karşılayan çalışandır. Ofisin dışarıya açılan ilk kapısıdır: arayan müşteri, gelen kargo ya da randevusuna gelen ziyaretçi ilk onunla muhatap olur. İşin özü, yöneticinin ve ekibin zamanını düzenli tutmak ve hiçbir yazışmanın, toplantının ya da evrakın gözden kaçmamasını sağlamaktır.

Sekreterlik, çalışılan yere göre farklı unvanlarla anılır. Hukuk bürolarında avukat sekreteri, hastane ve muayenehanelerde tıbbi sekreter, şirketlerin yönetim katlarında yönetici sekreteri gibi adlar kullanılır. İlanlarda iş bazen başka görevlerle birleştirilir; ön muhasebe ya da klinik asistanlığıyla aynı başlıkta açılan pozisyonlar bunun örnekleridir.

Günlük görevler

• Gelen telefonları karşılar, not alır ve ilgili kişiye yönlendirir.

• Yöneticinin randevu ve toplantı takvimini düzenler, toplantı odasını ve gerekli belgeleri hazırlar.

• Gelen ve giden evrakı kaydeder, dosyalar ve gerektiğinde arşivden bulur.

• Yazışmaları, teklifleri ve tutanakları hazırlar, e-postaları takip eder.

• Ziyaretçileri karşılar, bekleme sırasında ilgilenir ve ikram düzenini takip eder.

• Ofis malzemesinin eksiklerini izler, seyahat ve konaklama ayarlamalarını yapar.

Sekreter olmak için hangi eğitim ve belgeler gerekir?

Sekreter olmak için tek bir zorunlu okul yoktur; birçok ilan lise mezuniyetini yeterli görür. Mesleği okulda öğrenmek isteyenler için üniversitelerin Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı ön lisans programı doğrudan bu işe yöneliktir. Sağlık sektöründe çalışmak isteyenler için Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik ön lisans programı vardır.

Ofis programlarını iyi kullanmak ve hızlı klavye yazmak bu mesleğin temel becerileridir. Klavye hızı için herkesin kabul ettiği tek bir resmî belge yoktur; halk eğitimi merkezlerinde bitirilen kursların belgeleri ise e-Devlet'te barkodlu olarak görünür. Yabancı dil bilmek, özellikle yabancı müşteriyle çalışan şirketlerde öne çıkar; bazı ilanlarda doğrudan İngilizce konuşabilme şartı yer alır. Bu nitelikleri hangi işverenlerin aradığını sekreter iş ilanları üzerinden görebilirsiniz.

Kamu kurumlarında ya da kamuyla yazışan şirketlerde çalışacaklar için resmî yazışma kurallarını bilmek önemlidir. Kamudaki yazışma usullerini düzenleyen yönetmelik, yazının biçimini, sayı ve tarih düzenini ve eklerin gösterilmesini belirler; ilanlarda "resmî yazışma bilgisi" denirken çoğu zaman bu kastedilir.

Çalışma koşulları

Sekreter çoğu zaman hafta içi, gündüz ve ofis saatlerinde çalışır; işin büyük bölümü masa başında ve telefonla geçer. Yöneticinin programına bağlı çalışan yönetim katı personelinde mesai, toplantı ve seyahat yoğunluğuna göre uzayabilir.

Sağlık sektöründe bu işi yapanlar hasta kaydını açar, randevuları yönetir ve sigortalılık sorgusu ile provizyon gibi işlemleri yapar. Bu işte sağlık verisiyle çalışılır; Kişisel Verilerin Korunması Kanunu sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar, bu yüzden dikkat ve gizlilik ön plandadır. Hastane ve polikliniklerde vardiyalı çalışma da görülebilir.

Hukuk bürolarında avukat sekreteri UYAP üzerinde dosya takibi yapar, .udf uzantılı belgeleri UYAP Doküman Editörüyle hazırlar ve elektronik tebligatları takip edebilir. Finans ve sigorta şirketlerinde iş müşteri dosyalarının düzeni ve yazışmalara, sanayi ve fabrikalarda ise fatura ve irsaliye gibi ön muhasebe işlerine kayabilir. Eğitim kurumlarında, özel kurslarda bu iş kayıt ve veli iletişimiyle birleşebilir.

Sekreter maaşı neye göre değişir?

Sekreter maaşı deneyime, sektöre ve işin kapsamına göre değişir. Yabancı dil, resmî yazışma ya da UYAP bilgisi gibi ek beceriler ve ön muhasebe gibi ek görevler pazarlıkta elinizi güçlendirir. Şehir, şirketin büyüklüğü, servis ve yemek gibi yan haklar da toplam kazancı etkiler. Güncel rakamlar isbul.net'teki pozisyon maaş sayfasında yer alır.

Yönetici asistanı ile farkı

Yönetici asistanı, tek bir üst düzey yöneticinin programına, yazışmalarına ve toplantılarına odaklanır; yöneticinin adına iletişim kurar, işleri takip eder ve çoğu zaman gizli bilgiye erişir. Ofisin genel telefon, karşılama ve evrak düzenini yürüten ise sekreterdir. Uygulamada iki unvan sık sık birbirinin yerine kullanılır; bir sigorta ofisinin "Yönetici Asistanı" ilanı ile bir inşaat firmasının "Yönetici Sekreteri" ilanı benzer işleri tarif edebilir. Ayrıntılar için yönetici asistanı nedir sayfasına bakabilirsiniz.

Sekreterlik için sertifika gerekir mi?

Büro sekreterliği için zorunlu bir sertifika yoktur; Mesleki Yeterlilik Kurumunun listesinde bu iş için ayrı bir ulusal meslek standardı da bulunmaz. Yönetim katında çalışmak isteyenler için Özel Kalem Müdürü / Üst Düzey Yönetim Asistanı standardı ve buna bağlı, sınavla alınan isteğe bağlı bir ulusal yeterlilik vardır.

Deneyimsiz sekreter olunur mu?

Evet, bu işe deneyimsiz başlamak mümkündür. İlanlarda "yetiştirilmek üzere" ibaresiyle aday arayan işverenler vardır; bu ilanlarda bilgisayar kullanımı, düzenli çalışma ve iletişim becerisi deneyimden önce gelir. Ofis programlarını kullanabildiğinizi gösteren bir kurs belgesi başvurunuzu güçlendirir.