Resepsiyonist Nedir, Nasıl Olunur?

Resepsiyonist Kimdir?

Kurumsal firmalarda, Otel, ofislerde ziyaretçi veya müşteriyi karşılama ve yönlendirme işlemini yürüten kişilere resepsiyonist denilir. Çalışılan kurumda telekomünikasyon ve güvenlik sisteminin korunmasını sağlarlar. Ziyaretçi kabulü yapma, gelen telefon çağrılarına cevap verme ve postaların dağıtımını sağlama gibi çeşitli işlerde destek görevini üstlenirler.

Resepsiyonistin Sorumlulukları Nelerdir?

Çalışmış oldukları kurumun iş sahasına göre üzerinde bulunan sorumlulukların farklılık göstermesiyle, resepsiyonistin genel görevleri şu şekilde tanımlanabilir;

• Ziyaretçileri veya müşterileri karşılama,

• Çalışmış olduğu kurumun ürün ve hizmetleri hakkında karşı tarafa bilgi aktarması,

• Ziyaretçileri kurum içinde uygun kişiye, ofise veya odaya yönlendirmesi,

• İşlemleri takip ederek müşteri kaydı tutma ve kişilere ziyaretçi kartı verme işlemlerini yürütme,

• Kuruma gelen telefon çağrılarını yanıtlamak ve ilgili kişilere yönlendirmek,

• İstenilen randevuları oluşturma ve randevuların iptal edilmesi işlemlerini yapmak,

• Postaların veya teslimatların alınıp kurum içindeki ilgili kişilere ulaştırılmasını sağlama,

• Kullanılan sarf malzemelerin ve ekipmanların siparişleri verip stoklama,

• Kuruma gelmiş olan ziyaretçilerin giriş çıkış işlemlerini yürütme,

• Misafirlerden gelen özel taleplerle ilgileniyor olmak,

• Kurumda yapılmış olan bir işlem sonrasında ödemeleri almak ve fatura hazırlamak,

• Kağıt veya elektronik belge niteliğinde olan kayıtları kopyalayıp dosyalamak,

• Resepsiyon bölümünde çalışma alanının sürekli temiz ve düzenli tutmak,

• Müşterilerin şikayet ve sorunlarını çözmek için yardımcı olmak.

Nasıl Resepsiyonist Olunur?

Resepsiyonist olmak için en az lise eğitimini tamamlamış olmak gerekiyor. Büyük ölçekli firmalarda üniversite mezunu kişiler daha çok aranan nitelikte kişiler oluyor.

Resepsiyonistin Nitelikleri Nelerdir?

• Organizasyon ve planlama becerisini göstermek,

• Çalıştığı kurumun işleyişine hakim olmak ve bunu müşteriye yansıtabilmek,

• Yazılı ve sözlü iletişim dahilinde müşteri hizmetlerinde iyi iletişim becerisi göstermek,

• Birden fazla görevi yönetme kabiliyetine sahip olmak,

• Sorumluluk sahibi olup, ekip çalışmalarında aktif olmak.