Referans Vermek: Referans Olan Kişi Neye Dikkat Eder?

Referans vermek, birlikte çalıştığınız bir kişinin iş başvurusunda onun becerileri, çalışma düzeni ve güvenilirliği hakkında işverene bilgi vermeyi kabul etmektir. İşveren son aşamaya kalan adayın özgeçmişinde yazanları doğrulamak için bu kişileri arar ve yapılan görüşme işe alım kararını doğrudan etkileyebilir. Bu yüzden referans olmak, küçük bir iyilikten çok sorumluluk isteyen bir taahhüttür.

Çoğu kişi birinden referans istemeyi düşünür, ama referans olan tarafın neye dikkat etmesi gerektiği daha az konuşulur. Aşağıdaki bölümler, sizden referans istendiğinde nasıl karar vereceğinizi, görüşmede ne söyleyeceğinizi ve hangi sınırlara uyacağınızı anlatıyor.

Referans Vermek Neden Önemlidir?

Referans vermek, işverenin adayla ilgili kendi gözlemleyemediği bilgiyi güvenilir bir kaynaktan almasını sağlar. Mülakat kısa bir süreye sığarken, sizin gözleminiz adayın aylar ya da yıllar boyunca nasıl çalıştığını yansıtır. Bu bilgi, iki aday arasında kararsız kalan bir işveren için belirleyici olabilir.

Referans olan kişi için de bu görev, kendi itibarını ortaya koymak demektir. Gerçeği yansıtan bir değerlendirme sizin sözünüzün değerini artırır; abartılı bir övgü ise işe alınan kişi beklentiyi karşılamadığında size olan güveni zedeler. Referansın ne anlama geldiğini genel hatlarıyla görmek isterseniz referans nedir sorusunun cevabına da bakabilirsiniz.

Referans Olmayı Ne Zaman Kabul Etmelisiniz?

Referans olma talebini, adayla yakın çalıştıysanız ve işini doğrudan gözlemlediyseniz kabul etmelisiniz. Yönetici, ekip arkadaşı ya da proje ortağı olarak birlikte çalışmış olmak, somut örneklerle konuşmanızı sağlar. Sadece tanıdığınız ama çalışmasını görmediğiniz birine referans olmak işverene işe yarar bilgi vermez.

Referans talebini kabul etmeden önce aday hakkında olumlu konuşup konuşamayacağınızı dürüstçe düşünün. Ciddi çekinceleriniz varsa talebi kibarca geri çevirmek, sonradan isteksiz ya da olumsuz bir görüşme yapmaktan daha adil bir davranıştır. Adaya başka bir kişiyi önermek de bu durumda yapıcı bir çözüm olabilir.

Adayla Önceden Konuşmak

Referans vermek için onay verdikten sonra adayla kısa bir ön görüşme yapmak, işverenle konuşmanızı kolaylaştırır. Adayın hangi pozisyona başvurduğunu, ilanda hangi becerilerin öne çıktığını ve özgeçmişinde hangi işleri vurguladığını öğrenin. Böylece işverenin soracağı sorulara pozisyonla ilgili örneklerle cevap verebilirsiniz. Adayın başvurduğu ilanı güncel iş ilanları arasında birlikte açıp incelemek, beklentileri görmenin pratik bir yoludur.

Aday, sizin numaranızı ya da e-posta adresinizi hangi şirketlere vereceğini de önceden söylemelidir. Hiç beklemediğiniz bir anda gelen arama, hazırlıksız ve dağınık bir değerlendirmeye yol açabilir. Hangi tarihlerde ve hangi şirketten arama bekleyeceğinizi bilmek, görüşmeye hazırlıklı girmenizi sağlar.

İşverenle Görüşmede Ne Söylenir?

İşveren görüşmesinde referans olan kişiden genellikle adayla hangi pozisyonda ve ne kadar süre çalıştığı, adayın güçlü yanları ve geliştirmesi gereken alanları istenir. Cevaplarınızı genel övgüler yerine somut örneklere dayandırmak değerlendirmenizi inandırıcı kılar. "Çok çalışkandı" demek yerine adayın üstlendiği bir projeyi ve sonucunu anlatmak işverene daha çok şey söyler.

İşveren görüşmesinde zayıf yönlerle ilgili bir soru geldiğinde dürüst ama ölçülü olun. Adayın geliştirmesi gereken bir alanı, onu nasıl ele aldığıyla birlikte anlatmak hem gerçekçi hem de adil bir tablo çizer. Emin olmadığınız ya da gözlemlemediğiniz konularda tahmin yürütmek yerine bunu bilmediğinizi söylemek daha doğrudur.

Hangi Bilgiler Paylaşılmaz?

Referans vermek, adayın özel hayatı hakkında bilgi paylaşmak anlamına gelmez. Sağlık durumu, aile hayatı, dini ya da siyasi görüşleri gibi konular iş performansıyla ilgili değildir ve konuşulmamalıdır. Bu tür bilgilerin paylaşılması kişisel verilerin korunması ilkeleriyle de bağdaşmaz.

Referans olarak çalıştığınız şirketin ücret bilgileri ya da ticari sırları da görüşmenin konusu olamaz. İşveren adayın önceki maaşını sorsa bile bu bilgiyi adayın kendisinin paylaşması gerektiğini söyleyebilirsiniz. Değerlendirmenizi doğrudan gözlemlediğiniz iş davranışlarıyla sınırlamak hem sizi hem adayı korur.

Yazılı Referans Mektubu

Bazı işverenler ve özellikle yurt dışındaki okullar, telefon görüşmesi yerine yazılı bir referans mektubu ister. Referans mektubunda adayla ilişkinizi, birlikte çalıştığınız süreyi ve adayın öne çıkan becerilerini örneklerle anlatan kısa bir metin yeterlidir. Mektubun sonuna ulaşılabileceğiniz bir telefon ya da e-posta eklemek, işverenin gerektiğinde size dönebilmesini sağlar.

Referans mektubunu kurumsal antetli bir kağıda ya da kurumsal e-posta adresinizden göndermek metnin güvenilirliğini artırır. Aynı mektubu farklı başvurularda kullanacak bir aday için metni genel tutmak, belirli bir pozisyon için yazılan mektupta ise o pozisyonun gerektirdiği becerileri öne çıkarmak gerekir. Mektubu imzalamadan önce her cümlenin arkasında durabileceğinizden emin olun.

Olumsuz Referans Sorunu

Bir çalışanın işten ayrılış biçimi ya da performansı hakkında olumsuz düşünceleriniz varsa referans vermek yerine talebi geri çevirmek en temiz yoldur. Görüşmeyi kabul edip adayı kasıtlı olarak kötüleyen bir değerlendirme yapmak, aday açısından haksız sonuçlar doğurabilir. Değerlendirmeniz gerçeğe aykırıysa bunun hukuki sorumluluk doğurma ihtimali de göz ardı edilmemelidir.

Olumsuz bir deneyim yaşadığınız bir çalışan hakkında işveren sizi doğrudan ararsa, yalnızca doğrulanabilir bilgileri, yani çalışma dönemini ve pozisyonu paylaşmakla yetinebilirsiniz. Bu yaklaşım hem dürüstlüğü korur hem de kişisel yargılarınızın adayın geleceğini belirlemesinin önüne geçer. Birçok şirket bu nedenle referans görüşmelerini insan kaynakları birimi üzerinden yürütür.

Referans Vermenin Size Katkısı

Referans vermek, yalnız adaya değil referans olan kişiye de katkı sağlar. Eski ekip arkadaşlarınızın işe yerleşmesine yardım etmek, sektördeki ilişki ağınızı güçlendirir ve ileride sizin ihtiyaç duyduğunuz bir anda karşılık bulabilir. Yöneticiler için iyi yetiştirilmiş çalışanlar hakkında olumlu konuşmak, ekip yönetimindeki başarının da bir göstergesidir.

Bir gün siz de iş değiştirmek istediğinizde, kimlere referans olarak başvurabileceğinizi bilmek süreci hızlandırır. Özgeçmişinizde bu bölümü düzenlerken CV hazırlama sayfasındaki örneklerden yararlanabilirsiniz. Referans listenizdeki kişilere de sizden beklediğiniz özeni göstermek, bu ilişkinin iki yönlü işlemesini sağlar.